Importance

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最重要的事–>最有价值的事–>自我成长(工作中、生活中、社交中…)

IPCreator: Only One and Number One.

每天最重要的3件事

作者: 张永锡 / 李瑞文
出版社: 文化发展出版社
出版年: 2017-8
页数: 248
定价: 42
装帧: 平装
ISBN: 9787514217872

内容简介 · · · · · ·

【编辑推荐】

时间管理不是让人一味忙碌,而是让人有时间享受生活。每天做到以下三件事,你就可以拥有高效、有序、轻松的生活。

第一件事:吃掉那只青蛙,让重要的事情来得及。完成一件核心要事,胜过做十件琐碎小事。

第二件事:清空收件夹,让工作与生活不被杂事打败。把零散、繁杂、恼人的杂事,转化成迅速的行动。

第三件事:每日重开机,不断检视我们的时间管理系统。只有做好时间管理的防护与更新,才能长久维持生活和工作高效能的状态。

【内容简介】

现代人普遍面临忙、盲、茫的状态,本书提供了3个核心习惯,帮你不仅能完成每天极重要的任务,同时可以处理好纷繁的杂事,不遗漏、不拖延,同时通过周、月、年为单位的自我检视和回顾,发现自己的成长轨迹,找到生活中*有价值的事情坚持下去。

真正的高效率不在于做的事情够快或者够多,而是能够避免不必要的浪费。吃青蛙、清空收件夹和每日检视这3个习惯,可以帮助我们把更多的时间用于专注地工作。

目录 · · · · · ·

序言
导读
第一部分 先吃掉那只青蛙
第一章 FAST 四部曲:成为高效之人
第二章 F 吃青蛙:要事为先的三个关键
第三章 A 行动清单
第四章 S 拆解青蛙:思维导图与九宫格
第五章 训练自己的时间感知能力
第六章 设一个好闹钟
第七章 总结
第二部分 清空收件夹
第八章 清空收件夹:将杂事加工成行动
第九章 收集杂事的力量,让工作品质提升段位
第十章 玩转收件夹
第十一章 加工杂事语法公式:从杂事到行动的高速铁路
第十二章 时间管理帝王表 :发现从杂事到行动的缺口
第十三章 “捅人利器”:让系统运转起来
第十四章 将行动清单导入团队:团队级时间管理
第十五章 总结:在世事变动中心静如水
第三部分 每日重开机
第十六章 每日重开机:通过检视更新自我
第十七章 STAR 神盾:让人生没有破绽
第十八章 参考资料库:决定工作品质的关键
第十九章 晨间日记:为检视自己而写
第二十章 每周检视:提升时间管理高度
第二十一章 总结:穿越生命幽谷
后记: 成为“半人马”

只有被火烧过,才能出现凤凰——对书中精华的总结及感想

我看过的第一本关于时间管理的书是李笑来的《把时间当作朋友》,从中我学到了很多时间管理相关的理论;这本《每天最重要的三件事》是我看过的第二本关于时间管理的书,从中我学到了时间管理的三个具体实践方法:先吃掉那只青蛙、清空收件夹、每日重开机。

书的导读部分,作者建议我们每天早上读一章本书,并亲身完成每章最后的练习,坚持二十一天。然而,这本书写得实在是通俗易懂又引人入胜,我只用了三天就读完了,具体实践虽然还没来得及操作,却已然对自己即将要执行的时间管理方法心中有数了。在此我总结一下本书的理论精华及个人读后感想,用以日后实践中参考:

一、 先吃掉那只青蛙

克里斯托弗说“如果人在死神突然降临前得到五分钟的警告时间,可以用这五分钟向他人诉说最有意义的话,那么,所有的电话亭都会被挤爆。因为这些人都想赶快用电话说出心里对他人的爱”。这段话很浪漫,作者引用这段话作为这一部分的导语,其实是想让读者思考:如果生命只剩下最后五分钟,我们会用来做什么?这件我们最想做的事情,就是我们心中最重要的事情,即“青蛙”。

作者介绍了非常实用的FAST原则:

F:吃青蛙
禀持着“要事为先”的原则,每天早上,先列出今天最重要的三个任务,即三只青蛙,规定到傍晚18点要完成它,之后对它们进行任务拆解,因为“实际上‘快’是由无数个‘慢’组合起来的”。

作者提到早晨他列青蛙及工作时会产生“心流(flow)”,即做事时全身心沉浸、充满喜悦、无视其他。我非常羡慕作者的这种状态,因为我做事情从来都是注意力不够集中,包括此时在写这篇文章时,我也是时不时地看一眼手机,不知道该如何快速纠正这种注意力分散的习惯。作者给出了能产生心流的步骤:先热身,用简单的运动舒展一下全身,同时也是给大脑的“舒展放松完要准备专注投入啦”的暗示,再开始全神贯注地工作。可以用番茄钟给自己倒计时,每工作25分钟休息一下,第二天早晨再写日记检视当日的工作。看到这里,我立马网上下单了一个倒计时的小工具,我相信它能帮助我逐渐将我易分散的注意力收拢。

A:列行动清单
一天开始时,先要清空收件夹,包括笔记、邮件、微信、日记等纸质版及电子版文件,之后,我们可以将大脑中的重要事情及杂事梳理出来,一一列出,并列出我们希望的结果,从而推导出下一步的行动,并记在清单上。这里可以纸笔记,也可以用OmniFocus、Wunderlist、滴答清单这些手机app来记录。

S:拆解分配任务
著名指挥家伦纳德说:“要完成一件伟大的事情,两样东西必不可少:一是完美的计划,二是紧凑的时间”。为了在紧凑的时间内做好伟大的事情,我们必须通过拆解任务来做好完美的计划。

第一个拆解方法是思维导图,步骤:确定好主要事项,并分好类,列出;展开事项,确定下一步行动;制定日程表,先填好花费大块时间且时间、地点不能调整的事项。可参考东尼•博赞的著作《思维导图》。

思维导图

第二个拆解方法是九宫格,步骤:确认主要事项,问题写在中心,在四周方格里写下延伸想法;展开事项,确定下一步行动,可延伸为八十一格。可参考松村宁雄的《曼陀罗九宫格思考术》。

T:分配专案时间
作者引用的马克西姆在《神学和哲学诸问题》里的这句话我非常喜欢:“对于时间来讲,因为它有可以被度量的运动,所以它可以用数字来说明”。

自成年以来,我对时间有着极大的敏感度,总是能不需要看手表和手机时间,就准确地或是只差一两分钟地预测出此时此刻是几点几分。这不是特异功能,而是我多年来对时间流逝的过快速度产生的巨大焦虑感导致的。如今,看了这本书,我的时间焦虑感有少许减弱。我可以用列清单及番茄钟的方法来牢牢抓紧时间,并计算每个待办事项用了多少个番茄钟,争取不浪费一分一秒。可用到的软件有番茄土豆及Focus(可用以列出待办事项),可参考的书籍有《番茄工作法图解》。

二、 清空收件夹
我们的房间和办公桌总是被杂物填满,我们的大脑总是被杂事填满,那我们该怎么办呢?——将杂事加工成行动。在此之前,要学会收集杂事。“杂事就是我觉得我有责任做,但是还没厘清下一步行动的事情。收集就是把没想到下一步行动的事放在头脑以外的地方”。杂事进来,先收集列出,记在清单上,继续专注吃青蛙,等有空档再处理杂事。

收集杂事

作者提出“玩转收件夹”的概念。收件夹一是即时通信。例如微信,有太多占用时间的闲聊的群组,我们不能无止境地增加群,要及时地清除;即时通信还有一个缺点就是沟通非正式,不适合用来沟通正式的事情。正式事情还是电话、邮件或面谈最好;微信等工具的决议效率低,在群组里,往往大家七嘴八舌聊了半天,最后还没有得出一个结论,不像面对面的会议,有大致的时间规划,而且是奔着结论和解决方案去的。

收件夹二是电子邮件。首先,想提高效率,我们要善于用搜索功能,用关键词和日期来搜索到我们想要的邮件,而不是一封一封地去找;其次,要设置防垃圾邮件的功能,避免不必要的信息,节省时间精力;最后,要设置分类文件夹,如行动文件夹用来存放下一步要做的事情相关的文件,等待文件夹用来存放需要等待回复、委托他人办理的邮件,参考文件夹用来存放资料。

收件夹三是笔记本。第一种是最传统的纸质本,比较便于画思维导图和九宫格,如果不想存放太多纸质档案,可以在做好记录后拍照,再存入电子化收件夹;第二种是笔记app,用于记录转瞬即逝的灵感,对图像的思考,需要拍照的资料及场景;第三种是平板电脑上的app,可以用Ipad Pro电子笔记本涂鸦、手写、批注文件、写作、制作PPT;第四种是电脑笔记,如One Note app,可以在手机、平板、电脑上同步。

还有很多其他收件夹,例如木制托盘、塑料文件夹,要看个人喜好和方便来选择。

清空收件夹要做的最重要的事就是加工杂事,我们已经知道什么是杂事了,那什么是加工呢?作者说,加工就是把收件夹系统收集的杂事分批加工成行动。组织就是把加工后大量的行动提示分别放到日程表、任务管理、行动清单、参考资料库里,需要时可以快速取出。

作者还给出一个非常实用的加工杂事的语法公式:主语(做杂事的人)+动词(要做的动作,如打电话、当面沟通、思考规划等)+宾语(关键人物,动词的接收对象)+宾语(所需要的东西,如要询问的信息)。我尝试按照这个公式,用表格的形式列出了很多杂事,顿时感觉一目了然,对即将要做的事情十分清晰。

加工杂事

作者还提到一个时间管理帝王表,表格上半部分是收件夹系统,即输入,包括L(line:即时通信)、I(Inbox:邮件)、N(Note:笔记本)、E(Extra:其他),简称“LINE”;表格中间是“捅人利器”,“捅”即“统”,放入系统,“人”即授权他人,“利”即“立”,立刻行动,“器”即“弃”,马上丢弃;表格下半部分是行动提示系统,即输出,包括S(Schedule:日程表)、T(Task:任务)、A(Action:行动清单)、R(Reference:资料参考库)。

时间管理帝王表

对于清空收件夹这部分,作者的方法总结十分实用:当任务少而有所选择时——用思维导图或九宫格做任务规划;当任务少而需要高效率时——直接吃青蛙;当任务多而有所选择时——用“捅人利器”;当任务多而高效率时——用“捅人利器”加“STAR”。

三、 每日重开机
本部分一开头就引用苏格拉底的话“没有检视的人生,不值得活”,这句话一直是我的座右铭之一,如果每一天都得过且过,过一天算一天,不去检视它,不去发现缺陷,不去更正,不去让每一天过得更好,那人生又有什么意义呢?毕竟,我们来一趟人世间不容易,生命平均只有两万多天,过去的时间不会再来。

重开机该怎么做呢?首先,吃掉青蛙;其次,收集杂事并加工成行动,然后清空它们。我们需要每日早晨检视及每周一小时的检视。每周检视该怎么进行呢?正当我毫无头绪之时,作者给出了详细步骤:清空收件夹,加工成行动;检视本周日志;检查上一周日程表及未来一两周的日程表;思索近期任务;检视年度目标。

博尔赫斯说:“我心里一直都在暗暗设想,天堂应该是图书馆的模样”。我们是幸运的,在如今这个数据化社会,我们的图书馆和资料库完全可以储存在某个软件里,某个移动设备里,走到何处,都可以带着它们。人人都需要一个参考资料库,作者推荐用坚果云,免去了读者去搜索好用的资料库软件的麻烦,这本书实在太诚恳、太实用。

作者还有每天早晨5点起来写晨间日记的习惯,可用印象笔记写,一来可图文并茂,二来可快速搜索,三来可云端储存。可参考佐藤传的《晨间日记的奇迹》。我决心采取作者的方法,今后用印象笔记写有关工作、规划、思考、总结、重大事件的日记,但同时也会坚持用纸质笔记本写生活日记,因为生活太多事情值得记录,用纸质笔记本将它们写下,是我私人的一点小小情怀,我想将效率和情怀都坐拥怀中。

写到这里,本书令我醍醐灌顶的精华内容都已输出在上面的文字里了。这本书着实实用,印刷精美,图文并茂,不仅提供了方法,还推荐了很多关于时间管理的著作,以及很多好用的app。我会一一尝试、执行,逐渐形成自己的一套时间管理系统。

很多时候,一本书,一句话,会改变一个人的很多,但前提是这个人行动力足够强,足够努力,我对此深信不疑。最后,用作者引用的五月天的《倔强》的歌词结尾:只有被火烧过,才能出现凤凰。

荐书 | 搞好时间管理,做好这三件事就够了!

管理时间就是管理我们的人生,而如何管理好时间是一直是我们要面对的重要课题。
今天给跟大家推荐一本由张永锡和李瑞文共同写作的《每天最重要的3件事》 一书。

作者张永锡是国内知名的时间管理讲师,举办过50余届的“幸福行动家”时间管理公开课,在时间管理方面有非常丰富的经验,而另一位作者李瑞文也是位资深的咨询师,这本书是就他们是多年来时间管理方法的经验总结。

那如何才能管理好自己的时间呢?作者在书中总结了以下三件事,帮你“多快好省”的管理自己的时间:

第一件事:用“FAST原则”吃掉“青蛙”,优先完成当天最重要的事。

“青蛙”一词的来源于博恩·崔西《吃掉那只青蛙》一书,意为“对自已很有挑战的事”。那何为FATS原则呢?
F:指Frog,青蛙,指对自己最有挑战的事情,每天列出5-7件重要之事;
A:指“Action List”,列出行动清单,按优先级排列;
S:指“Slice”,指切片,这里引申为“拆解”的之意,将“青蛙小口吞下”;
T:指”Time”,就是时间,这里指“训练自己的时间感知能力”,用“番茄工作方法”驱动目标实施。

个人将“FAST原则”总结就是:
找出挑战之事;
列出行动清单;
拆解重要目标;
指定时间完成。

第二件事:清空你的收件夹,避免让琐事影响你的生活和工作中的核心目标。

如何做:
1.收集杂事,将自己要做的大小事务收集整理出来,列出清单;
2.将杂事加工成行动,从清单中挑出要事或当下适合做的事并着手行动规划;
3.贯通收件夹与行动提示系统,将自己“收集”与“处理”的工作打通,形成系统。
作者在此提供了三种收件夹系统、捅人利器、杂事加工成行动的语法公式和时间管理帝王表等方法,在此我不做细述,有兴趣的朋友的可以阅读此书。

第三件事:每日重新“开机”,不断检视我们的“时间管理系统”,不断对“系统”查漏补缺,保持自己高效能的状态。

定期检查自己的完成情况并总结经验,例如每天/每周的完成情况、存在的阻力障碍、经常完成不了的任务等,每次检查都是一次进步的机会,不断更新、完善、升级自己的水准,渐近式提升自己时间/目标的管理水准。

用“晨间笔记”的方式检查我个人的方式与作者相似,都是通过写“晨间笔记”的方式完成对自己的检查总结,获益良多,我将自在检查在晨间笔记的部分称为“三省吾身”,并用专门的标签来标记,以便于查阅。同时我将自己事务会用红、蓝、绿、黑、橙等颜色标识在晨间笔记中,用不同颜色代表不同含义,例如:
1.红色:重要,指核心目标、长远目标和重要事务等;
2.蓝色:创造,指与自己工作相关的事务;
3.绿色:成长,指与“输出”和“输出”相关的事务,例如阅读、写作、学习、看公开课/纪录片和请教咨询等;
4.黑色:固定消耗时间,指为了生存所需要进行的吃喝拉撒睡等固定必须要花的时间和日常生活事务所用时间;
5.橙色:消遣,指自己闲置或休闲娱乐时间,例如看电影、朋友聚会和户外休闲等。
红色核心要务分解在蓝、绿、黑、橙中完成,每项事务所花时间均有记录,并在每周内进行总结分析,我称之为“时间账簿”,而这个也与我的阅读方法(四色笔阅读法)内核一致。

记录自己的“时间账簿”有几个好处:
1.掌握自己的时间流向,尤其是在时间管理前期,通过这种方式很容易找到自己的“时间黑洞”,例如我之前在娱乐消遣时花费时间较多,具体行为是玩手机、看新闻、看剧、发呆等,发现这个问题后我会在此类行为上注意时间掌控;
2.了解自己做事时间花费时长,提升自己的时间敏感度,在每天重复的事务上我们大部分所用时长都会比较固定,例如我的,睡觉时长均在6小时左右,午睡时长15分钟,晨间笔记写作时长25分钟等,这次在自己在做类似时间规划时就比较有底,即不会多花时间,也不会少安排时间,做到恰到好处,而这就是通过记录时间使用情况所带来的好处;
3.这不仅是自己的“时间账簿”,也是自己的“生活账簿”,一年中自己得得失失基本通过这张表就可以看出出来,我的经验是——我们时间和金钱的流向,基本代表我们当下的状态和生活方向!

(“时间账簿”模板)

无论何种时间管理的方法,其实在本质上大同小异,大家可以视时间/目标管理为“在容器里放石头、石子、沙子和水”的游戏,在这里:
1.大石头,代表重要的目标和事务;
2.小石块,代表次要的目标和事务;
3.碎沙子,代表日常琐事或碎片化事务;
4.水,代表生活中不可避免的消耗时间。
游戏规则是将这四种东西全部放到容器里,不准溢出。

如果你先放的是石块和沙子,然后是石头和水,那不可避免容器里会留下大量缝隙(石头和石块间隔产生)或物品“溢出”容器之外。
但是你若是依次放入石头、石块,然后再倒入沙子,最后以水填满容器,那么最后所有物品(石头、石块、沙子和水)均全部填满容器,而这个容器,就是我们所拥有的每天24小时、每周168小时的时间。
而在时间管理中,我们很容易将石块/沙子(琐事)放到容器里,甚至完全用沙子灌注其中,这是我们大多数时候时间管理不善的原因。

如果你优先将“石头”放到容器里,即使我们没有处理完那些次要的目标或琐事,我们也将“时间容器”填了“大多数空间”,仅此一项也已经领先那些只用“石块”或“沙子”的人。
这就是时间管理的成功。

愿每人都能高效使用自己的时间,拥有丰盈的人生。